Almacenes Siman nació como una pequeña tienda en el área comercial del Centro de la ciudad de San Salvador. A lo largo de los años se ha transformado y expandido exitosamente por toda la región, para convertirse en el retail más importante y relevante en Centroamérica con más de 15 sucursales localizables en Guatemala, Costa Rica, Nicaragua y El Salvador.
Desde hace más de 100 años, cuando José J. Simán, un migrante palestino, abrió el primer almacén, Almacenes Siman ha venido construyendo una historia de progreso. Los retos han sido muchos y en todos ellos el grupo ha salido adelante de manera exitosa pues, como dicen sus ejecutivos, deben estar siempre listos para “superar las expectativas de nuestros clientes, brindándoles la mejor experiencia de compra, creando valor para nuestros colaboradores, accionistas y proveedores, con responsabilidad social”.
Ejemplo de esto fue la pandemia, pues la organización y su equipo de liderazgo, dirigido por Ricardo Simán, tuvieron la visión de modificar su patrón de compras en un escenario de gran incertidumbre para responder a las necesidades de la gente y ayudar a la sociedad.
Por eso, el Departamento de Adquisiciones decidió que era el momento de comenzar su transformación digital pues, antes de la pandemia, Almacenes Siman contaba con una versión on-premise para gestionar sus adquisiciones. Y, para agilizar su operación, era importante migrar a la nube. Frente a esta estrategia Rodman Doñán, Gerente Administrativo y Adquisiciones, explica que con la modernización se redujo en un 50% el tiempo de generación de reportes facilitando la toma de decisiones. Adicionalmente, el ejecutivo agrega que, “antes de la implementación de Oracle Procurement Cloud, una orden de compra descentralizada podía necesitar hasta 5 firmas y 6 días antes de que pudiera ser procesada. Ahora, con el flujo de aprobaciones que implementaron con la solución de Oracle, al Departamento de Adquisiciones le toma en promedio 2 días el procesar la requisición y convertirla a orden de compra”.
El objetivo era garantizar la calidad en el proceso de abastecimiento, identificar oportunidades de ahorro y encontrar los mecanismos para afrontar las necesidades cambiantes del mercado. También necesitaban modernizar sus reportes de compras, automatizando su construcción, incorporando proyecciones y garantizando que éstos se basaran en datos actualizados para la toma de decisiones, dejando atrás el análisis histórico de cuentas contables que no respondía al dinamismo requerido en la Industria de Retail. Por eso, Oracle Procurement Cloud fue la solución elegida para cumplir estas metas.
Uno de los principales beneficios que Siman obtuvo con Oracle fue contar con las mejores prácticas de abastecimiento incorporadas en la aplicación, lo que les permitió tener mejor control y visibilidad sobre las compras, desde la requisición hasta la orden de compra. De acuerdo con Alfonso López, Gerente de Oracle para Centroamérica y Caribe, con esta solución digital, “Siman redujo tiempos de validación de requisiciones, haciendo posible que los compradores generen las órdenes de compra con sólo realizar una revisión rápida en la plataforma. También se eliminaron tareas manuales, se digitalizaron distintos procesos y se estandarizaron los formatos por país y compañía”.
Actualmente, la gestión operativa del área de Adquisiciones es mucho más eficiente, ya que cuenta con distintas reglas que permiten automatizar la asignación del trabajo y la generación de órdenes de compra por categorías y por características del tipo de requisición.
Por otro lado, el trabajo a nivel de aprobadores también es más eficiente. Hoy, las distintas áreas cuentan con flujos claros que facilitan el entendimiento y control por parte de los aprobadores, dejando que el proceso sea transparente de inicio a fin. En el tema de inteligencia de datos, Almacenes Simán ha logrado identificar patrones de compras con mayor nivel de granularidad, lo que se ha traducido en un total cumplimiento de las políticas internas de abastecimiento y una clara disminución en los tiempos de las transacciones.
Finalmente, en términos de rentabilidad, se empoderó al área para brindar un mayor acompañamiento analítico sobre las adquisiciones a las distintas áreas de negocio y así generar ahorros tangibles que benefician a la organización y a los clientes en la región.
